Interim-Projektleitung: Wann sie sich rechnet und wie Sie das Mandat aufsetzen

Marcel Rieger

Managing Director, Cyber Risk

Das ERP-Projekt ist beschlossen, der Dienstleister steht bereit, aber intern hat niemand die Zeit, es zu führen. Die IT-Leitung ist mit dem Betrieb ausgelastet, und eine feste Projektleitung einzustellen dauert Monate, für eine Rolle, die nach dem Go-live nicht mehr gebraucht wird. In dieser Lage holen sich viele Mittelständler eine Interim-Projektleitung. Dieser Beitrag hilft Ihnen, die Entscheidung nachzurechnen und das Mandat so aufzusetzen, dass es wirkt und sauber endet.

Projektleitung auf Zeit ist etwas anderes als Beratung

Die Begriffe werden oft vermischt, dabei unterscheiden sich Verantwortung und Befugnisse deutlich. Eine Interim-Projektleitung verantwortet ein bestimmtes Projekt: Termin, Budget und Ergebnis, innerhalb eines klar umrissenen Mandats. Sie führt das Projektteam fachlich, hat aber keine Personalverantwortung in Ihrer Linie.

Ein Interim-Manager übernimmt dagegen eine Linienfunktion, etwa als kommissarischer IT-Leiter, mit Führungsverantwortung für Mitarbeitende. Eine klassische Beratung wiederum analysiert und empfiehlt, die Verantwortung für die Umsetzung bleibt bei Ihnen.

Warum das wichtig ist: Wer eine Projektleitung bucht und eigentlich eine IT-Leitung braucht, wird enttäuscht. Und wer eine Beratung beauftragt, obwohl jemand das Projekt Tag für Tag führen müsste, bekommt gute Empfehlungen, die niemand umsetzt.

Wann es sich rechnet und wann nicht

Typische Anlässe sind ein großes Vorhaben ohne interne Projektleitung, etwa eine ERP-Einführung, eine Integration nach einem Zukauf oder die Ausgliederung eines Geschäftsbereichs. Ein zweiter Anlass: Die bisherige Projektleitung fällt mitten im Projekt aus oder kündigt. Und manchmal ist ein Projekt bereits in Schieflage. Dann steht vor der Übernahme eine ehrliche Bestandsaufnahme.

Nicht helfen wird eine externe Projektleitung, wenn das eigentliche Problem fehlende Entscheidungen in der Geschäftsführung sind. Sie kann Vorlagen vorbereiten und auf Entscheidungen drängen. Den Sponsor ersetzen kann sie nicht.

Ob es sich lohnt, lässt sich grob nachrechnen. Bei uns liegen die Tagessätze für eine Interim-Projektleitung typischerweise zwischen 1.200 und 1.800 Euro, abhängig von Komplexität und Zeitanteil. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten:

• Drei Tage pro Woche über sechs Monate sind rund 78 Beratertage, bei 1.500 Euro also etwa 117.000 Euro.
• Dem steht gegenüber, was ein Monat Verzug kostet. Sechs interne Mitarbeitende, die je zur Hälfte im Projekt arbeiten, kosten bei 600 Euro Vollkosten pro Tag und 20 Arbeitstagen rund 36.000 Euro im Monat.
• Drei Monate Verzug kosten in diesem Beispiel allein an interner Arbeitszeit etwa 108.000 Euro. Externe Dienstleister, die weiter abrechnen, Wartung für das Altsystem und der verschobene Nutzen sind darin noch nicht enthalten.

Die Rechnung ersetzt keine Entscheidung, aber sie verschiebt die Frage. Es geht weniger darum, ob 1.500 Euro am Tag viel Geld sind, als darum, wie viel Verzug eine erfahrene Steuerung verhindern muss, damit sie sich bezahlt macht. Im Beispiel ist das nach gut drei Monaten vermiedenem Verzug der Fall, ohne die übrigen Kosten überhaupt mitzurechnen.

Was ins Mandat gehört

Viele Probleme mit Interim-Projektleitungen entstehen weniger durch fehlende Kompetenz als durch ein unklares Mandat. Halten Sie vor dem Start auf ein bis zwei Seiten fest:

1. Das Ziel und woran Sie am Ende erkennen, dass es erreicht ist.
2. Was die Projektleitung allein entscheidet, etwa die Einsatzplanung im Projektteam oder Änderungen bis zu einem festgelegten Aufwand, und was an den Lenkungskreis geht.
3. Welchen Zugang sie bekommt: Sitz im Lenkungskreis, direkter Draht zum Sponsor, Einblick in die Verträge mit Dienstleistern und in die Budgetzahlen.
4. Wie viele Tage pro Woche sie arbeitet und wie viel davon vor Ort.
5. Wer aus Ihrem Haus als interne Gegenstelle von Anfang an mitläuft und später übernimmt.
6. Wer wem was in welchem Rhythmus berichtet.
7. Ein Enddatum oder ein klares Endkriterium und was bis dahin übergeben sein muss.

Punkt 5 fällt oft weg, mit der Begründung, intern habe ja gerade niemand Zeit. Genau dann entsteht die Abhängigkeit, die Sie vermeiden wollten.

Vertrag: Projektverantwortung statt verdeckter Arbeitnehmerüberlassung

Eine Interim-Projektleitung über ein Beratungsunternehmen wird in der Regel als Dienst- oder Werkvertrag vereinbart. Das trägt nur, solange die Person nicht wie eigenes Personal in Ihre Arbeitsorganisation eingegliedert ist und nicht den arbeitsrechtlichen Weisungen Ihrer Führungskräfte unterliegt. Trifft beides zu und ist die Person beim Beratungsunternehmen angestellt, liegt nach § 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes eine Arbeitnehmerüberlassung vor, unabhängig davon, wie der Vertrag heißt. Sie ist erlaubnispflichtig und muss vor dem Einsatz im Vertrag ausdrücklich als solche bezeichnet sein. Fehlt eines davon, gilt in der Regel ein Arbeitsverhältnis zwischen Ihrem Unternehmen und der Person als zustande gekommen (§§ 9, 10 AÜG), und es drohen Bußgelder, auch für Sie als Auftraggeber.

Bei einzelnen Freiberuflern, die Sie direkt beauftragen, stellt sich die Frage der Scheinselbstständigkeit nach § 7 SGB IV, mit denselben Merkmalen: Weisungen und Eingliederung. Klären lässt sie sich über ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund, auf Antrag schon vor Beginn des Einsatzes. Liegt eine abhängige Beschäftigung vor, werden die Sozialversicherungsbeiträge in der Regel rückwirkend nachgefordert, und die tragen weitgehend Sie als Auftraggeber.

Praktisch heißt das: Sie steuern über Mandat, Ziele und Ergebnisse, nicht über Arbeitsanweisungen im Einzelnen. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird, nicht, was im Vertrag steht. Im Zweifel lassen Sie Vertrag und geplanten Einsatz vor dem Start arbeitsrechtlich prüfen.

Die ersten 30 Tage: Was Sie sehen sollten

In den ersten zwei Wochen führt eine gute Interim-Projektleitung vor allem Gespräche: mit dem Sponsor, mit dem Projektteam, mit den Key-Usern und mit dem Dienstleister. Sie sichtet Projektplan, Verträge, offene Punkte und die bisherigen Statusberichte.

Spätestens nach drei Wochen sollten Sie ein ehrliches Lagebild bekommen. Wo steht das Projekt wirklich, welcher Termin ist realistisch, welche Entscheidungen liegen seit Wochen unbeantwortet herum? Dieses Lagebild ist manchmal unbequem. Gerade deshalb ist es das erste Ergebnis, an dem Sie die Arbeit messen sollten.

Nach rund 30 Tagen läuft die Steuerung: ein Statusbericht mit festen Kriterien, eine Risikoliste, die gepflegt wird, eine Liste offener Entscheidungen und ein fester Rhythmus für den Lenkungskreis. Wenn Sie nach vier Wochen nur Methodenfolien und neue Vorlagen sehen, aber keine Entscheidung vorbereitet wurde, sprechen Sie das an.

Die Übergabe gleich mitplanen

Eine Interim-Projektleitung ist erfolgreich, wenn sie überflüssig wird. Planen Sie die Übergabe deshalb als Meilenstein mit Kriterien in den Projektplan, nicht als Abschiedsgespräch in der letzten Woche.

Bewährt hat sich ein Tandem. Die interne Gegenstelle nimmt an allen Terminen teil, übernimmt nach und nach eigene Arbeitspakete und bereitet irgendwann den Lenkungskreis selbst vor. Ein gutes Kriterium für die Übergabe: Die interne Person hat zwei Lenkungskreise eigenständig vorbereitet und geleitet. Gleichzeitig sinkt der externe Zeitanteil, etwa von drei Tagen auf einen Tag pro Woche.

Achten Sie darauf, dass alle Unterlagen in Ihren Systemen liegen, nicht auf dem Laptop der Beratung. Projektplan, Risikoliste, Entscheidungsprotokolle und Kontakte bei Dienstleistern gehören Ihnen und sollen nach dem Ende ohne Rückfrage auffindbar sein.

Der nächste Schritt

Bevor Sie eine Interim-Projektleitung anfragen, klären Sie intern drei Dinge: das Ziel des Projekts in zwei Sätzen, wer der Sponsor ist, und wer die interne Gegenstelle sein soll. Mit diesen Antworten lässt sich in einem Gespräch schnell einschätzen, welches Profil und welcher Zeitanteil passen.

Wie wir Interim-Projektleitungen übernehmen, beschreiben wir auf der Seite Interim-Projektleitung. Warum große IT-Projekte überhaupt aus dem Ruder laufen, lesen Sie im Beitrag Warum IT-Projekte scheitern. Und wenn Sie Ihre Situation direkt besprechen möchten: Termin vereinbaren.