Google Workspace: Wissen Sie, wer in Ihrem Unternehmen gerade externe Freigaben auf Drive aktiv hat, und auf welche Daten?

Marcel Rieger

Managing Director, Cyber Risk

In jeder Google-Workspace-Umgebung, die wir prüfen, finden wir mehrere hundert bis mehrere tausend aktive externe Drive-Freigaben. Ehemalige Mitarbeiter, abgeschlossene Projekte, externe Berater, Kunden, die mal kurz Zugriff brauchten. Niemand hat den Überblick. Niemand entzieht den Zugriff.

Die DSGVO-Dimension

Gibt ein Mitarbeiter personenbezogene Daten per Drive-Freigabe an Externe, legt Ihr Unternehmen sie offen (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und braucht dafür eine Rechtsgrundlage. Eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist das nur, wenn der Empfänger die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, etwa ein Dienstleister. Dann brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ohne Überblick über Empfänger und Zwecke können Sie Ihre Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2) kaum erfüllen und Auskunftsanfragen zu den Empfängern (Art. 15 Abs. 1 Buchst. c) nicht vollständig beantworten. Landet eine Freigabe bei Unbefugten, kann das eine meldepflichtige Datenpanne sein (Art. 33).

Was unser GWS-CIS-Check zeigt

• Vollständige Liste aller aktiven externen Freigaben mit Empfänger-Domain.
• Sortierung nach Sensitivität (Drive-Ordner, Dateityp, Klassifizierung).
• Alter der Freigabe: Was ist seit über 12 Monaten unangetastet?
• Empfehlung pro Freigabe: belassen, befristen, entziehen.
• Konfigurationsempfehlungen, damit dieses Problem nicht zurückkommt.

Sofortmaßnahme nach dem Check

Sie erhalten einen klaren 30-Tage-Plan: Welche Freigaben sofort entzogen werden, welche befristet werden, welche Sharing-Defaults Sie tenant-weit ändern müssen. Plus ein Kommunikations-Template für Ihre Mitarbeiter, damit der Wechsel zur restriktiven Sharing-Policy ohne Eskalation funktioniert.

Ab 2.200 € Festpreis. 5 Werktage Lieferzeit. Read-Only-Zugang reicht.